Conoce todo lo que debes saber sobre la nómina electrónica

Nómina Electrónica en Colombia ¡Todo lo que tienes que saber!

¿Sabes qué es la nómina electrónica en Colombia? Ahora que la Dirección de Impuestos y Aduana Nacional (DIAN) está en proceso de masificar la facturación electrónica, inició el impulso de la nómina electrónica para llegar a la transformación digital de las diferentes empresas de Colombia. Es por eso que hoy te contaremos todo lo que necesitas saber sobre la implementación de la nómina electrónica.

¿Qué es la nómina electrónica?

Al igual que ocurre en otros países latinoamericanos, la DIAN en Colombia inició la digitalización de la economía e información tributaria. La institución empezó con el tema de la Facturación electrónica, y Ahora ha llegado el momento de la implementación de la nómina electrónica en el sistema de facturación.

Según el Proyecto Resolución 000000, las diferentes empresas colombianas deben adaptar sistemas de facturación para empezar a emitir las nóminas de manera electrónica a partir del día 30 de abril. 

En el proyecto de la DIAN, se indica que el soporte de pago de nómina electrónica (como se le conoce técnicamente), es un documento de soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, procedentes de pagos que se realizan en relación a una relación contractual o legal y reglamentaria (es decir, la contratación de personal), y de los pagos a los pensionados.

El director de ingresos de la DIAN, Lisandro Junco Riveira, explicó que la razón de implementar la nómina electrónica es que se convierta en un documento clave para la administración tributaria. 

En palabras sencillas, la nómina electrónica es un soporte de pago electrónico que le envías a la DIAN, en el que se registra la nómina pagada a los empleados de tu empresa.

¿Cómo funcionará el soporte de pago de nómina electrónica?

Como ocurrió con el modelo de facturación electrónica, la nómina electrónica está compuesta de conceptos como deducibles, entre otras cosas, los cuales serán expuestos mediante operadores autorizados y certificados por la DIAN, quienes harán llegar la información a esa entidad gubernamental utilizando un archivo encriptado.

Por otra parte, las personas que pertenecen a la nómina de la empresa que está entregando la información, recibirán una notificación por correo electrónico o como lo disponga la compañía, con el soporte de esta, tal cual ocurre con las facturas electrónicas.

Las empresas que estarán obligadas a emitir nóminas electrónicas deben generar los documentos de nómina electrónicos todos los meses y transmitirlos a la DIAN hasta 10 días luego del mes siguiente que corresponda. Una vez sea transmitida, esa entidad validará la información de la nómina y generará un documento electrónico con su validación o rechazo.

En caso de que la validación haya sido positiva, la nueva nómina será enviada a la empresa para que la conserven correctamente. Si se rechazó la validación, entonces la compañía recibirá una notificación con los errores en los que hayan incurrido para los modifiquen y la DIAN pueda lograr aprobar la validación.

Si quieres comprender esto a profundidad, da click en este enlace: ¿Cómo generar la nómina electrónica? Tips que te ayudarán en el proceso.

¿Quiénes están obligados a implementar la nómina electrónica?

Para ponerte en contexto, esta modalidad de nómina electrónica en Colombia, se implementa para todos aquellos contribuyentes que realizan pagos o abonos en cuenta, producto de una vinculación laboral legal, y están incluidos los pagos a pensionados

Una cosa súper importante a tener en cuenta, es que incluso si no estás obligado a generar factura electrónica, debes hacer el proceso de nómina electrónica.

Si quieres conocer los detalles, debes leer esto: ¿Quiénes están obligados a generar nómina electrónica en Colombia?

¿Da beneficios la adhesión voluntaria?

La resolución de la DIAN especifica que todas las empresa que quieran implementar la nómina electrónica antes del período especificado por la entidad, pueden hacerlo siempre y cuando cumplan con todo lo establecido por la DIAN para regular el nuevo sistema.

En J4Pro estaremos implementando el servicio de nómina electrónica muy pronto, así que te recomendamos estar atento a las novedades que publicaremos. Será una excelente forma de seguir digitalizando tu empresa de una manera rápida y segura.

El beneficio más evidente de la adhesión voluntaria, es tener todo en perfecto orden ante la DIAN, porque como sabemos con el paso del tiempo las reglas del juego o de tu empresa pueden cambiar, y lo mejor es estar preparados.

De la misma manera, manejar tu nómina de modo electrónico te ahorrará muchísimo tiempo y recursos, entonces indudablemente es una excelente opción.

Cuándo será la implementación de la nómina electrónica

La DIAN estableció un calendario de fechas tentativas que, de igual forma, pueden llegar a variar al igual que las especificaciones para que las empresas utilicen la nómina electrónica. El calendario está establecido acorde a la cantidad de empleados de la compañía:

  • Empresas con 1 empleado: tienen como fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de diciembre de 2021.
  • Empresas con entre 2 y 3 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de noviembre de 2021.
  • Empresas con entre 4 y hasta 10 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de octubre de 2021.
  • Empresas con entre 11 y hasta 100 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de septiembre de 2021.
  • Empresas con entre de 101 y 250 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de agosto de 2021.
  • Empresas con más de 251 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de julio de 2021.
  • Sujetos no obligados a expedir factura electrónica: tienen como fecha máxima para iniciar su emisión de Nómina Electrónica el 31 de mayo de 2022.
  • Entidades del estado de orden nacional y territorial: 30 de junio de 2021.

Si quieres saber más, lee el siguiente artículo: Plazos para la nómina electrónica en Colombia.

¿Qué es un documento soporte de pago?

El documento soporte de pago de nómina electrónica en Colombia, es el soporte principal para las deducciones tributarias como el impuesto sobre la renta, o descontable sobre el impuesto a las ventas (IVA) .

Tienes que tener en cuenta que, el documento está derivado de los pagos o abonos a cuenta, que realizan las empresas bajo el concepto de nómina por relación laboral. De la misma manera, se incluyen los valores por deducciones de nómina y el valor total final de la diferencia de estos dos.

Para conocer la información que debe tener el documento soporte de pago, da click aquí: ¿Qué información debe tener el documento soporte de pago para nómina electrónica en Colombia?

¿Cuándo salió la resolución de nómina electrónica en Colombia?

La resolución se efectuó el día once de  febrero de 2021. Por medio de esta, la DIAN anunció que todas las empresas y/o contribuyentes que realizan pagos provenientes de una vinculación laboral, tienen la obligación de generar su nómina de modo electrónico, y desde el momento de su aplicación, los pagos deben generarse por medio del documento soporte de pago, como si fueran costos para obtener beneficios tributarios. 

La resolución No.0013 de la DIAN es la que consagra toda esta información.

¿Cuáles son los beneficios de implementar la nómina electrónica?

Como mencionamos anteriormente, implementar la nómina electrónica en tu empresa trae múltiples beneficios que te encantarán. Los más importantes son:

  • ¡Ayudas al medio ambiente! Atrás queda la impresión de papelería para tu nómina, porque al momento de generar la nómina para la DIAN, a tu empleado le llega su recibo de pago, automáticamente al correo electrónico.
  • ¡Ahorras dinero! Ligado a lo anterior, además de empezar una consciencia ambiental, también ahorrarás dinero en papelería y en recursos de impresora.
  • ¡Chao archivos! Sabemos lo engorroso que puede llegar a ser el manejo de archivos físicos, por eso, manejar la norma electrónica te aporta el gran beneficio de tener toda tu información digitalizada.
  • ¡Informes de nómina en tiempo real! Una de las funcionalidades más geniales es que podrás generar tus informes de nómina en tiempo real y podrás hacer las actualizaciones de la misma manera, lo que constituye un gran beneficio con respecto a la efectividad.
  • ¡Bienvenido al mundo digital! Sabemos que hoy por hoy las empresas tienen que migrar hacia el mundo digital, e incluir la nómina electrónica te da el empujón que necesitabas.
  • ¡Tendrás toda la información al día con la DIAN! El beneficio más evidente es que no tendrás ningún inconveniente con la DIAN pues esto contribuye a los procesos en un marco de transparencia, lo que constituye una ventaja indudable para ambas partes.

¿Con quién puedo implementar la nómina electrónica?

Para implementar la nómina electrónica debes tener un software propio o debes contratar los servicios de empresas autorizadas para esta labor, como j4Pro.

Consideraciones importantes

  • Tanto los documentos soporte de pago, como las notas de ajuste al documento deben conservarse según lo estipulado por: » artículo 632 del Estatuto Tributario y el artículo 46 de la Ley 962 de 2005, modificado por el artículo 304 de la Ley 1819 de 2016 y las normas que lo modifiquen o adicionen, garantizando que la información conservada sea accesible para su posterior consulta y, en general, que se cumplan las condiciones señaladas en los artículos 12 y 13 la Ley 527 de 1999″.
  • Otro punto importante que debes tener en cuenta con relación a la nómina electrónica en Colombia es que el idioma y la moneda a utilizar es el español, y los valores deben estar representados en pesos colombianos.

¿Aún no utilizas el sistema de facturación electrónica?

¡Es muy importante que lo hagas! En J4Pro tenemos planes de facturación electrónica muy económicos para que tu empresa esté mucho más ordenada. Para hacerlo, solo tienes que crear una cuenta y empezar el camino para una digitalización correcta de tu empresa. ¡Anímate y verás los resultados muy pronto! 

Como ves, el tema de la nómina electrónica en Colombia es bastante amplio y es importante conocerlo si deseas llevar este proceso del modo más práctico y eficiente posible.

Si quieres conocer la resolución completa de la DIAN, puedes acceder por medio del siguiente enlace: Resolución DIAN.

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